هر شرکت، موسسه و سازمانی که مشمول پرداخت مالیات باشد موظف است از سازمان امورمالیاتی دفاتر قانونی خود را جهت تحریر کلیه فعالیت های مالی خود تحویل گیرد. این دفاتر که به دفاتر قانونی شهرت دارند شامل سه دفتر (روزنامه، کل و مشاغل) می باشد. از صفحه اول تا آخر دفاتر شماره گذاری شده و با قیطان سفید به هم متصل و با مهر سربی سازمان امور مالیاتی کشور پلمپ شده است.
۱– با خودکار یا روان نویس مشکی نوشته شود ( بهتر است ابتدا با مداد نوشته و روی آن را با خودکار پررنگ نماییم)
۲- روی سطرها نوشته شود بدون خط خوردکی و بدون اینکه سطری از قلم بیفتد
۳- از تیغ و لاک نباید استفاده کرد
۴- اعداد همواره از راست به چپ خوانده و نوشته می شوند.
۵- آخرین سطر هر واقعه مالی مربوط به نقل شماره سند حسابداری مربوطه می باشد.
۶- اولین سطر هر صفحه ( منقول از صفحه قبل)
۷- آخرین سطر هر صفحه ( نقل به صفحه بعد)
۸- در قسمت جمع سطور ۲ ردیف می‌باشد که ردیف بالا مربوط به جمع صفحه و ردیف پایین مربوط به جمع صفحه با صفحه قبل می باشد.
۹- در صورت بروز اشتباه با خودکار قرمز روی اشتباه را خط کشیده و صحیح آن را با خودکار مشکی بالای آن درج می‌نماییم.
۱۰- جمع ستون بدهکار و بستانکار می بایست یکسان شود و زمانی اینگونه نیست که کل سند در یک صفحه درج نشود و به صفحه بعد منتقل شود.
۱۱- انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب در دفتر کل با یک خط مورب بسته شود.
۱۲- در دفتر کل شروع هر حساب جدیداز صفحات فرد می باشد.
۱۳- در دفتر کل گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتها درج شده و تفاضل حاصل از این دو به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج میگردد. و این مانده به ترازنامه منتقل می شود.
۱۴- دفاتر قانونی یک ماه قبل از پایان سال مالی به دست مؤسسه رسیده که می بایست تکمیل گردد.
۱۰- جمع ستون بدهکار و بستانکار می بایست یکسان شود و زمانی اینگونه نیست که کل سند در یک صفحه درج نشود و به صفحه بعد منتقل شود.
۱۱- انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب در دفتر کل با یک خط مورب بسته شود.
۱۲- در دفتر کل شروع هر حساب جدیداز صفحات فرد می باشد.
۱۳- در دفتر کل گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتها درج شده و تفاضل حاصل از این دو به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج میگردد. و این مانده به ترازنامه منتقل می شود.
۱۴- دفاتر قانونی یک ماه قبل از پایان سال مالی به دست مؤسسه رسیده که می بایست تکمیل گردد.